Na Unimed João Pessoa, quando um paciente chega aos 20 minutos de espera pelo atendimento médico, um indicador já sinaliza à equipe de gestão que aquela situação merece atenção. Isso porque o limite estabelecido é de 30 minutos — e o time entende que não é necessário esperar que esse limite seja ultrapassado para investigar o que está acontecendo. Esse é um exemplo de como a gestão hospitalar orientada por dados pode transformar o acompanhamento dos indicadores em ações concretas, contribuindo para antecipar problemas e qualificar a jornada do paciente.
E se engana quem pensa que essa lógica se limita ao pronto atendimento. Na gestão de leitos, por exemplo, informações sobre ocupação, altas previstas e etapas de liberação já ajudam a compreender a disponibilidade da estrutura e planejar novas internações. Por sua vez, no centro cirúrgico, o acompanhamento dos horários previstos e realizados permite identificar atrasos e investigar suas causas.
Essas são situações que mostram como dados de diferentes setores podem ser utilizados de maneira integrada para ampliar a visibilidade sobre a operação e apoiar decisões mais ágeis. E foi justamente sobre essa transformação que a Unimed João Pessoa compartilhou sua experiência durante este Weknow Talks.
No encontro, Geraldo Pontes, superintendente hospitalar, Wandberg Albuquerque, coordenador médico do Command Center, e Maria Gabriela, assistente de BI, falaram sobre a evolução do projeto e mostraram como os dados passaram a fazer parte da rotina da instituição.
Mais do que apresentar uma estrutura tecnológica, a conversa trouxe aprendizados importantes sobre planejamento, engajamento das equipes, antecipação de gargalos e resultados operacionais e financeiros. Neste artigo, reunimos os principais destaques dessa experiência para que outros gestores também possam aprender com ela.
O que o case da Unimed João Pessoa ensina sobre gestão hospitalar orientada por dados?
A jornada da Unimed João Pessoa começou com uma necessidade que muitas instituições de saúde conhecem: transformar o grande volume de dados disponíveis em informações que realmente ajudassem a compreender e melhorar os processos.
Durante o Weknow Talks, Geraldo e Wandberg explicaram que a instituição já buscava maneiras de trabalhar melhor seus indicadores há alguns anos. O projeto do Command Center começou a ser estruturado em 2024, tendo como foco inicial o acompanhamento da jornada do paciente.
A proposta era ampliar a visibilidade sobre diferentes momentos da operação, reunindo informações que, embora já estivessem disponíveis nos sistemas, nem sempre eram apresentadas de modo integrado ou acessível para os gestores.
Com a evolução do projeto, a instituição passou a acompanhar diferentes unidades e processos em uma estrutura centralizada, combinando dados em tempo real, análises retrospectivas e informações sobre a programação futura.
Isso significa que, agora, a gestão consegue observar desde o comportamento dos atendimentos no pronto socorro até os procedimentos cirúrgicos realizados e aqueles que estão previstos para os próximos dias. Um olhar que ajuda a conectar o que aconteceu, o que está acontecendo e quais demandas precisam ser consideradas no planejamento.
Por que a escolha dos indicadores é tão importante?
Um dos pontos de destaque do episódio foi a discussão sobre a quantidade de informações que uma instituição pode acompanhar. Afinal, quanto mais processos passam a ser monitorados, maior tende a ser a demanda por novos indicadores, relatórios e dashboards.
Na Unimed João Pessoa, essa necessidade levou a equipe a estabelecer critérios para definir o que realmente deveria fazer parte do Command Center. Sobre isso, Geraldo explicou que a seleção considera o planejamento estratégico da instituição e passa por uma avaliação da necessidade de cada informação.
Os indicadores possuem fichas com critérios de cálculo e metas, além de um instrumento chamado contrato de interação. Esse contrato estabelece responsabilidades e uma cadeia hierárquica de acionamento. Ou seja, a equipe não define apenas o que será acompanhado, mas também quais resultados são esperados, quem precisa ser envolvido e como o indicador deve apoiar as ações.
Trata-se de um cuidado importante porque uma gestão hospitalar orientada por dados não depende necessariamente de acompanhar mais métricas. O diferencial está em selecionar informações relevantes para os objetivos da instituição e estabelecer uma relação clara entre o resultado apresentado e as decisões que podem ser tomadas a partir dele.
Como os dados ajudam a agir antes que o problema aconteça?
Entre os exemplos apresentados no encontro, um dos mais interessantes envolve o tempo de espera dos pacientes. Geraldo explicou que, se a meta é evitar que um paciente aguarde mais de 30 minutos pelo atendimento médico, a equipe não deve esperar que esse limite seja ultrapassado para começar a agir.
Na Unimed João Pessoa, quando o tempo de espera chega a 20 minutos, o indicador já apresenta uma sinalização de atenção. A partir desse momento, o Command Center pode acionar a área responsável para compreender o motivo da espera e verificar quais encaminhamentos são necessários.
Se a situação não for resolvida no primeiro contato, existe uma cadeia de escalonamento que pode envolver enfermagem, coordenação e outras lideranças. As justificativas também são registradas para que, posteriormente, a instituição consiga analisar os motivos mais recorrentes e construir planos de ação com base neles.
Isto é, o monitoramento não serve apenas para identificar um desvio. Ele ajuda a criar uma oportunidade de intervenção enquanto ainda existe tempo para evitar que a situação alcance o limite estabelecido. Um exemplo que também abre espaço para uma aplicação importante da inteligência proativa.
Para se ter uma ideia, no caso apresentado, a Unimed realiza acionamentos por WhatsApp e telefone. Com recursos de alertas condicionais e escalonados, a Weknow também permite automatizar esse tipo de acompanhamento, direcionando informações aos profissionais conforme regras, destinatários e níveis de atenção previamente definidos.
Assim, a informação deixa de depender exclusivamente de uma consulta manual e pode chegar ao responsável no momento em que uma ação ainda faz diferença.
Huddle diário: indicadores entrando em ação na rotina das equipes
A experiência da Unimed João Pessoa também mostra que disponibilizar informações não é suficiente para garantir que elas sejam utilizadas. Um exemplo disso é o huddle diário, uma reunião de aproximadamente 15 minutos que reúne diferentes lideranças para acompanhar a situação da operação e organizar as prioridades do dia.
Durante o encontro, as equipes discutem questões relacionadas à disponibilidade de leitos, higienização, manutenção, pronto atendimento, altas hospitalares e outras pendências que podem interferir no fluxo dos pacientes. A rotina também ajuda a compreender como o trabalho de um setor impacta diretamente os demais.
Uma alta médica, por exemplo, não significa que o leito estará imediatamente disponível para uma nova internação. Ainda existem etapas de enfermagem, saída do paciente, higienização e liberação que precisam acontecer de maneira coordenada. Quando essas informações são discutidas em conjunto, as equipes conseguem identificar impedimentos e alinhar os encaminhamentos necessários para o período.
Nesse sentido, o huddle demonstra como uma gestão hospitalar orientada por dados também depende de rituais de acompanhamento. O dashboard oferece visibilidade, mas são as pessoas que interpretam o cenário, estabelecem prioridades e articulam as ações.
Tempo médio de permanência: como um indicador operacional se conecta ao resultado financeiro?
Outro destaque deste Weknow Talks foi a relação entre tempo médio de permanência, giro de leitos e sustentabilidade financeira. Durante a conversa, Geraldo apresentou um exemplo para demonstrar como pequenas mudanças nesse indicador podem produzir impactos relevantes.
Em uma operação com aproximadamente 300 internações clínicas mensais, reduzir um dia no tempo médio de permanência representa cerca de 300 diárias a menos no período.
O gestor também relatou uma economia na ordem de R$ 450 mil em diárias para a operadora associada à redução de um dia no tempo médio de permanência. É mais uma situação que ajuda a compreender por que indicadores assistenciais e financeiros não devem ser tratados como dimensões independentes.
Quer dizer, quando um paciente permanece internado por mais tempo do que o necessário devido a gargalos operacionais, a instituição pode enfrentar maior utilização de recursos, menor disponibilidade de leitos e dificuldades para acomodar novas internações.
Por isso, o acompanhamento da permanência precisa considerar os diferentes processos que influenciam o fluxo. Exames aguardando realização, laudos pendentes, atrasos na administração de medicamentos e etapas de alta podem interferir no tempo total da jornada.
A análise integrada ajuda a identificar onde esses atrasos estão concentrados e quais ações podem melhorar o fluxo, sempre respeitando as necessidades clínicas e a segurança do paciente.
Quando o Command Center vai além das telas
Um dos aprendizados mais importantes do encontro apareceu quando Geraldo abordou o envolvimento dos profissionais na utilização dos indicadores. Atualmente, o Command Center da Unimed João Pessoa reúne diferentes equipes e áreas da operação. A estrutura cresceu de uma sala com quatro telas para um ambiente com 18 televisores e acompanhamento de mais de 100 indicadores.
Entretanto, o próprio gestor ressalta que toda essa estrutura perderia seu propósito se não existisse engajamento das equipes e processos definidos para transformar as informações em ações.
Essa observação ajuda a colocar a tecnologia no contexto correto. Um Command Center não se resume à estrutura física, aos dashboards ou à quantidade de informações exibidas. Seu valor depende da capacidade de aproximar os dados das pessoas responsáveis por acompanhar e melhorar os processos.
A experiência da Unimed João Pessoa também reforça a importância da qualidade dos registros. Durante o encontro, os convidados comentaram situações em que o paciente já havia recebido alta física, mas a informação ainda não tinha sido atualizada no sistema, interferindo na leitura dos indicadores.
Isso reforça que a gestão hospitalar orientada por dados exige um trabalho contínuo de validação, manutenção e envolvimento das áreas. Sem informações confiáveis, mesmo um dashboard tecnicamente bem desenvolvido pode apresentar uma visão incompleta da operação.
Como avaliar o retorno de um Command Center?
O retorno sobre o investimento foi outro assunto abordado neste Weknow Talks. Afinal, a implantação de uma estrutura dessa natureza envolve tecnologia, espaço físico, profissionais e mudanças na organização dos processos. Porém, como Geraldo destacou, observar apenas esses custos pode esconder os resultados que a instituição passa a alcançar.
A redução do tempo médio de permanência, por exemplo, pode contribuir para melhorar o giro de leitos e diminuir custos com diárias. O acompanhamento da jornada cirúrgica também ajuda a identificar atrasos, compreender suas causas e avaliar oportunidades para otimizar o aproveitamento de salas e equipes.
Além disso, existem resultados que não devem ser avaliados exclusivamente pelo retorno financeiro. A experiência do paciente, a satisfação das equipes e a organização dos fluxos assistenciais também fazem parte dessa análise.
Assim, o retorno de um Command Center precisa considerar os objetivos que motivaram sua implantação e os indicadores relacionados a esses objetivos. Mais do que justificar o investimento na tecnologia, a instituição deve compreender quais mudanças estão acontecendo na operação e de que maneira elas se refletem na assistência e na gestão.
Qual é o próximo passo da gestão hospitalar orientada por dados?
A evolução da inteligência artificial também apareceu entre os temas discutidos no encontro. A equipe da Unimed João Pessoa compartilhou seus planos de ampliar a utilização dessas tecnologias, especialmente em aplicações de análise preditiva.
A ideia, então, é avançar de uma compreensão dos resultados atuais e históricos para análises que também ajudem a identificar padrões, sazonalidades e possíveis comportamentos futuros. Nesse sentido, Cristiano Silva, diretor de marketing da Weknow, apresentou exemplos de aplicações desenvolvidas com modelos preditivos e Python, como a relação entre condições climáticas e faltas em exames ou a estimativa de internações a partir de informações clínicas e operacionais do pronto atendimento.
Esses exemplos mostram possibilidades de antecipação, mas é importante distinguir as experiências apresentadas pela Weknow dos projetos que a Unimed João Pessoa ainda planeja incorporar ao seu Command Center.
Outra aplicação que complementa essa evolução é a Weknow A.I. – Análise Inteligente, que utiliza inteligência artificial para apoiar a análise crítica de indicadores e suas possíveis relações, mantendo a participação dos profissionais na interpretação e validação dos resultados. Por isso, para quem deseja avançar nesse tipo de análise, vale conhecer a funcionalidade:
Do dashboard à análise em um só lugar
Use a Análise Inteligente para interpretar indicadores, identificar pontos de atenção e apoiar suas análises na gestão em saúde.
Conheça a Weknow A.I.O que outras instituições podem aprender com a Unimed João Pessoa?
Embora cada instituição tenha sua própria estrutura, perfil assistencial e nível de maturidade analítica, a experiência compartilhada pela Unimed João Pessoa deixa um aprendizado importante: uma gestão hospitalar orientada por dados precisa começar pelas necessidades reais da operação.
Isso significa definir quais processos exigem mais visibilidade, selecionar os indicadores relacionados aos objetivos da instituição e estabelecer responsabilidades para o acompanhamento. Também exige preparar as equipes para utilizar as informações, discutir os resultados e transformar os pontos de atenção em ações que possam ser avaliadas posteriormente.
O case mostra ainda que esse processo não precisa acontecer de uma só vez. A Unimed João Pessoa começou com uma estrutura menor, incorporou diferentes áreas e ampliou o alcance do Command Center conforme o projeto evoluiu.
E a principal lição talvez seja justamente essa: a transformação não está em acompanhar tudo ao mesmo tempo, mas em construir uma rotina na qual os dados ajudem gestores e demais profissionais a compreender melhor os processos e tomar decisões mais contextualizadas.
Para conhecer os detalhes dessa trajetória e ouvir os aprendizados da equipe, assista ao episódio completo do Weknow Talks:
Perguntas frequentes
O que é gestão hospitalar orientada por dados?
É uma abordagem de gestão que utiliza informações e indicadores para compreender processos, acompanhar resultados, investigar gargalos e apoiar decisões assistenciais, operacionais e estratégicas.
Como o Command Center ajuda na gestão hospitalar?
Ele reúne informações de diferentes áreas, ampliando a visibilidade sobre a operação e apoiando o acompanhamento de fluxos, indicadores e situações que exigem atenção.
Quais indicadores podem ser acompanhados em um Command Center hospitalar?
Depende dos objetivos da instituição. Um Command Center pode reunir indicadores do pronto atendimento, da gestão de leitos, do centro cirúrgico e da jornada do paciente. A escolha deve ajudar as equipes a identificar pontos de atenção e tomar decisões.
Conclusão
A experiência da Unimed João Pessoa demonstra que desenvolver uma gestão hospitalar orientada por dados exige mais do que reunir indicadores em uma estrutura centralizada. É necessário compreender os processos, envolver as equipes e garantir que as informações sejam utilizadas para apoiar decisões concretas.
Os exemplos compartilhados neste Weknow Talks mostram diferentes dimensões dessa transformação: no pronto atendimento, o acompanhamento antecipado ajuda a identificar situações antes que os limites sejam ultrapassados; na gestão de leitos, a análise da permanência e dos fluxos contribui para melhorar a capacidade operacional; já o huddle diário aproxima diferentes áreas e transforma os indicadores em uma referência para organizar as prioridades da instituição.
O diferencial está justamente em conectar essas perspectivas, sem perder de vista que os dados são instrumentos de apoio à decisão e não substitutos da experiência dos profissionais ou da avaliação assistencial.
Quando tecnologia, processos e pessoas trabalham de maneira integrada, os indicadores deixam de representar apenas o que aconteceu e passam a apoiar uma gestão mais preparada para compreender o presente, antecipar necessidades e construir resultados cada vez mais consistentes.
Então, para apoiar essa rotina na sua instituição, conheça o Command Center da Weknow. A solução reúne indicadores de diferentes áreas em um mesmo ambiente, ajudando as equipes a acompanhar pontos de atenção e definir prioridades com mais agilidade:
Uma visão integrada para decisões mais ágeis
Reúna indicadores de diferentes setores em um só lugar e acompanhe os fluxos da instituição para identificar pontos de atenção e antecipar ações.