O momento em que planilhas deixaram de ser suficientes
Planilhas, relatórios e longas horas cruzando informações. Se você atua na gestão de uma clínica ou hospital, esse cenário certamente soa familiar. Foi exatamente o que a equipe da Quanta Diagnóstico por Imagem, em Curitiba, enfrentava.
A necessidade de ganhar previsibilidade e eficiência fez nascer uma nova forma de gerir — baseada em dados, conectada e em tempo real.
O DESAFIO: DECISÕES LENTAS E DADOS DISPERSOS
Antes da mudança, cada área trabalhava de forma isolada.
A TI e o atendimento passavam horas consolidando informações e tentando compreender, com atraso, o que estava acontecendo nas agendas, no faturamento e no fluxo de pacientes.
“Chegou um ponto em que a gente percebeu que precisava de dados mais robustos e em tempo real.
As planilhas já não acompanhavam o ritmo da operação.”
— Alexandre Jensen, gerente de TI da Quanta
DA PLANILHA PARA O PAINEL: QUANDO OS DADOS COMEÇARAM A AGIR SOZINHOS
A transformação ganhou força com a inteligência proativa da Weknow — alertas automáticos que conectam equipes e aceleram decisões no dia a dia.
A cada 30 minutos, o sistema identifica cancelamentos de pacientes e envia notificações via WhatsApp para os líderes do call center, que acionam suas equipes para a busca ativa imediata.
O resultado veio rápido: 40 pacientes reconduzidos para atendimento já no terceiro dia da automação.
O que antes se perdia em silêncio, agora é recuperado com informação e agilidade.
Além disso, a rotina diária de montar planilhas e enviar manualmente as agendas aos médicos — uma tarefa que consumia até duas horas por dia — foi completamente automatizada. Agora, todos os dias, às 17h, o próprio sistema reúne as agendas do dia seguinte e as envia automaticamente por WhatsApp e e-mail.
Os médicos recebem tudo pronto, sem precisar acessar sistema algum — a informação vai até eles, organizada e no tempo certo.
“Antes era um processo manual e demorado. Agora o sistema faz sozinho. Ganhamos tempo e reduzimos erros.”
— Alexandre Jensen, gerente de TI da Quanta
GESTÃO À VISTA: DADOS QUE CIRCULAM E ENGAJAM EQUIPES
A transformação não ficou restrita à alta gestão. Com o conceito de Gestão à Vista, os principais indicadores passaram a ser exibidos em telas nas recepções e no call center, aproximando dados das equipes que fazem o dia a dia acontecer.
Agora, todos acompanham em tempo real:
- o tempo de espera de cada paciente,
- a jornada do atendimento,
- e o status das ligações em fila.
Essa visibilidade trouxe mais organização, engajamento e respostas rápidas durante os picos de atendimento.
“Quando enxergamos a fila em tempo real, conseguimos ajustar a equipe na hora
e melhorar a experiência do paciente.”
— Laísa Costa, coordenadora de Atendimento
INDICADORES ESTRATÉGICOS E APOIO À CERTIFICAÇÃO ONA
Outro destaque da implantação foi o uso dos indicadores para fortalecer a gestão da qualidade e o processo de acreditação ONA.
Entre os painéis monitorados está o de avaliação de fornecedores, que mede desempenho em critérios como pontualidade, transporte e integridade das entregas. Em poucos meses, a nota média subiu de 7,0 para 8,7 — resultado direto do acompanhamento contínuo via dashboards.
A Quanta também utiliza a plataforma para controle de laudos, monitoramento da qualidade assistencial, resolutividade da TI e evolução de preços de insumos — otimizando negociações com convênios e fornecedores.
Esses painéis ajudam a sustentar os processos da certificação ONA com dados objetivos e atualizados, facilitando auditorias e decisões baseadas em evidências.
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RESULTADOS: PREVISIBILIDADE, EFICIÊNCIA E DECISÕES BASEADAS EM FATOS
Com a implantação dos dashboards, a Quanta alcançou ganhos significativos:
Agilidade operacional com dados em tempo real.
Redução de tarefas manuais e planilhas dispersas.
Recuperação de pacientes cancelados por meio de alertas automáticos.
Engajamento das equipes com a gestão à vista.
Melhoria contínua e evolução de indicadores da ONA.
“Hoje não tomamos decisões no escuro. Tudo está em um só lugar, atualizado e confiável.”
— Alexandre Jensen
UM NOVO OLHAR SOBRE A GESTÃO EM SAÚDE
Mais do que uma troca de ferramenta, o case da Quanta mostra uma mudança de cultura: decisões guiadas por dados e sustentadas por inteligência.
E a Weknow segue como parceira nessa jornada — unindo tecnologia, experiência e inteligência proativa para transformar o dia a dia das instituições de saúde.
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SOBRE O WEKNOW TALKS
Série de conversas com líderes e clientes Weknow que transformam dados em decisão: indicadores para a gestão em saúde que com o objetivo de melhorar desfechos, custos e experiência do paciente nas instituições.