Eficiência e Sustentabilidade com Processos, Pessoas e Tecnologia Alinhados
A gestão hospitalar envolve uma série de processos fundamentais, e o Ciclo de Receita se destaca como um dos mais críticos para o bom funcionamento financeiro das instituições de saúde. Esse ciclo abrange todas as etapas para que os recebíveis, originados desde os primeiros custos gerados durante o atendimento ao paciente, sejam convertidos em receita eficaz para a instituição.
Em outras palavras podemos dizer que o Ciclo de Receita é o maior processo dentro do hospital e se não, o mais complexo.
Ele é diferente do Faturamento. O Ciclo de Receita é o caminho por onde a conta percorre. Ou seja, a conta nasce lá no planejamento comercial da instituição e partindo para agendamentos iniciando a jornada do paciente, por exemplo, e morre no último lançamento contábil.
Em meio a todo esse ciclo, temos processos, tecnologia e pessoas. Trabalhar esse equilíbrio é fundamental para alcançar a sustentabilidade financeira.
De acordo com Pedro Burguesan, “Para ter lucro, é necessário cessar as perdas, e o Ciclo de Receita é o principal local de perdas” .
Para que o ciclo seja eficiente, é importante que os processos estejam bem estruturados e comunicados, onde as pessoas se sintam parte, entendendo o quê, quando e como fazer, para dar certo.
Uma gestão eficiente do Ciclo de Receita Hospitalar é essencial não apenas para garantir a sustentabilidade financeira, mas também a continuidade e a qualidade dos serviços prestados.
Desde a admissão do paciente até a conciliação final dos pagamentos, cada fase do processo exige precisão e cooperação. Erros, atrasos ou glosas podem comprometer significativamente o fluxo de caixa, afetando diretamente a supervisão da organização.
Com a crescente complexidade das operações hospitalares e a constante pressão por eficiência, a otimização desse ciclo torna-se uma estratégia para evitar perdas financeiras e garantir o sucesso das instituições no cenário atual da saúde.
Desafios na Gestão do Ciclo de Receita Hospitalar
Gerenciar o Ciclo de Receita envolve diversos desafios, sendo os principais:
Altas taxas de glosas: Erros administrativos e falhas na documentação são responsáveis por um volume expressivo de glosas. Em algumas instituições, estima-se que entre 5% e 15% das faturas sejam glosadas, resultando em uma perda específica de receita.(HFMA – Healthcare Financial Management Association). No Brasil por exemplo, estudos da ANAHP (Associação Nacional de Hospitais Privados) mostram números que espelham esta realidade: onde em 2023 houveram 11,89% de glosas iniciais, que geraram ao fim do processo de Faturamento um aceite de 1,17% como Glosas aceitas – sem possibilidade de novos recursos, e nesta modalidade se encaixam cobranças com identificação de erros administrativos ou demais possibilidades de falhas de processos, onde há impossibilidade de novos recursos e justificativas às Operadoras.
Pagamento de procedimentos: Problemas na coordenação de procedimentos médicos resultam na negação ou ajuste de pagamentos, retardando o fluxo financeiro.
Interoperabilidade: A dificuldade em integrar diferentes sistemas e fontes de dados impacta a precisão e a eficiência dos processos administrativos.
Mudanças regulatórias: As alterações frequentes nas normativas de saúde bloqueiam uma adaptação constante nos processos e sistemas hospitalares, o que pode gerar custos adicionais.
Estudos da Healthcare Financial Management Association (HFMA), ainda indicam que glosas e recusas de pagamentos podem reduzir em até 25% o faturamento esperado de hospitais que não possuem processos otimizados. Além disso, a demora na coleta pode prejudicar o fluxo de caixa, aumentando a inadimplência e afetando a operação financeira da instituição.
Etapas do Ciclo de Receita Hospitalar
O Ciclo de Receita Hospitalar pode ser dividido em seis etapas fundamentais, todas interligadas e dependentes umas das outras:
Pré-autorização: Verificação de elegibilidade e obtenção de autorização para procedimentos médicos.
Admissão: Registro inicial do paciente e coleta de informações possíveis.
Prestação de Serviços: Realização de procedimentos e registro detalhado das informações clínicas e financeiras.
Cobrança: Emissão de faturas e envio para seguros ou pacientes.
Gestão de Reivindicações: Acompanhamento e resolução de glosas e reivindicações rejeitadas.
Recebimento: Processamento de pagamentos e conciliação financeira.
Importante lembrar que ao longo de todo o ciclo, existe uma atividade contínua e crucial de análise constante dos contratos e das peculiaridades das tabelas de preços aplicadas pelos convênios e refletidas nas contas de faturamento. Quando essa tarefa é realizada sem automação, demanda um grande esforço, gerando estresse e aumentando o risco de erros manuais. Nesse contexto, a adoção de uma inteligência proativa no Ciclo de Receita, proporciona ganhos imediatos em tempo e recursos, além de permitir a identificação de desvios dos padrões cadastrais e contratuais estabelecidos. Isso também possibilita a identificação de pontos de melhoria nas negociações com convênios, prestadores médicos e fornecedores em geral.
Cada uma dessas etapas precisa ser gerenciada com precisão para garantir um processo contínuo e eficiente. A falta de integração entre eles, pode causar ineficiências que comprometem o faturamento e o relacionamento com os pacientes.
O Impacto da Tecnologia na Eficiência do Ciclo de Receita
A tecnologia tem sido marcada como uma aliada poderosa na gestão do Ciclo de Receita Hospitalar.
Ferramentas de Business Intelligence (BI) e Analytics, como as da Weknow, automatizam processos, melhoram a precisão na organização de procedimentos e fornecem uma visão completa e em tempo real do ciclo. Isso permite a identificação de gargalos e a tomada de decisões mais rápidas e assertivas.
Ainda de acordo com estudos da (HFMA), a implementação de sistemas de análise pode reduzir o tempo de processamento de faturamento em até 35%, além de diminuir as taxas de glosas em aproximadamente 20%.
Como a Weknow apoia as instituições, oferecendo soluções de Analytics para reduzir e melhorar o Ciclo de Receita Hospitalar
A Weknow Healthtech oferece soluções inovadoras de Analytics que otimizam as fases do Ciclo de Receita Hospitalar.
Dentre os principais benefícios estão:
Redução das taxas de glosas: Com o uso de análises avançadas, a Weknow possibilita uma redução nas glosas, ao identificar e corrigir possíveis erros no decorrer do atendimento, muito antes das faturas serem enviadas às operadoras.
Diminuição do tempo médio de coleta: Hospitais que implementam soluções da Weknow, reduzem o tempo médio de coleta de informações, garantindo um fluxo de caixa mais previsível e estável.
Melhoria da taxa de ocupação dos leitos: As soluções de análise permitem monitorar em tempo real a ocupação dos leitos, otimizando o uso de recursos hospitalares e reduzindo o tempo ocioso, impactando diretamente no aumento de receitas.
Melhor base para negociações: com dados precisos e em maior nível de poder em informações estratégicas, novos contratos são analisados de forma proativa para a sustentabilidade da instituição, analisando valores relacionados a tabelas de preços executado por todas as pontas envolvidas e analisando receitas frente às despesas na execução de procedimentos e rentabilidade de pacotes.
Além disso, os dashboards interativos fornecem uma visão clara e prática do desempenho de todo ciclo de receitas e desfecho financeiro, permitindo que os gestores identifiquem gargalos e atuem de forma proativa na resolução de problemas.
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A otimização do Ciclo de Receita Hospitalar é essencial para garantir a saúde financeira das instituições e melhorar a qualidade dos serviços prestados. Soluções de análise, como as oferecidas pela Weknow , permitem uma gestão mais eficiente, retardando erros, acelerando a obtenção de receitas e promovendo uma operação financeira mais sólida.
O uso de tecnologia avançada não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade para hospitais que buscam sustentabilidade e excelência no atendimento. Implementar ferramentas de análise não apenas otimiza processos, mas também possibilita decisões mais informadas e estratégicas, garantindo um ciclo de receita eficiente e eficaz.
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