Líderes na saúde, prontos para 2025?

Confira algumas Estratégias e Exemplos Práticos do Planejamento Orçamentário para Líderes no Setor de Saúde

À medida que nos aproximamos de 2025, muitos gestores, diretores e administradores no setor de saúde se deparam diante de um questionamento inevitável: “Estamos prontos para os desafios do Planejamento Orçamentário nos próximos anos”? Em um ambiente cada vez mais dinâmico e incerto, o planejamento orçamentário se consolida como uma ferramenta estratégica essencial para manter a estabilidade financeira e garantir a qualidade dos cuidados oferecidos.

Antecipar-se na elaboração do orçamento é uma das estratégias mais eficazes para garantir que os líderes nas instituições de saúde se posicionem bem frente às constantes transformações econômicas e regulatórias. Esse processo não apenas permite que as organizações cresçam de forma sustentável, mas também garante que elas possam se adaptar às mudanças do mercado, mantendo sempre o foco na excelência do atendimento. 

Neste conteúdo, exploraremos dicas, estratégias e exemplos práticos com o intuito de ajudar líderes na saúde a prepararem suas instituições para os desafios e oportunidades que o futuro reserva. Para isso, convidamos o administrador hospitalar Carlos Clayton Lobato, atualmente superintendente de Recursos Próprios da Unimed Botucatu, com mais de 24 anos de experiência no setor, para compartilhar seu conhecimento.

Em sua jornada, Lobato utiliza indicadores e dashboards para monitorar e otimizar o desempenho de sua instituição, com o apoio de Soluções da Weknow Healthtech. Isto permite a Lobato, identificar rapidamente áreas que necessitem de ajustes, tomando decisões informadas e garantindo que a organização esteja sempre alinhada com seus objetivos estratégicos.

“No decorrer da minha carreira, observei que as organizações que se destacam são aquelas que começam o planejamento orçamentário cedo, permitindo-se tempo suficiente para considerar todas as variáveis e adaptar-se às mudanças do ambiente externo. Essa preparação antecipada não só minimiza o risco de surpresas financeiras, mas também proporciona uma visão clara das prioridades estratégicas da organização.

O setor de saúde, por sua natureza, lida com altos níveis de incerteza, desde mudanças regulatórias até variações na demanda por serviços. O planejamento orçamentário é mais do que uma simples previsão de números; é uma ferramenta estratégica que permite que as organizações se adaptem e prosperem em meio a essas incertezas.

Por exemplo, durante a pandemia de COVID-19, organizações que tinham planos orçamentários flexíveis e já haviam considerado cenários de crise, puderam se adaptar mais rapidamente às demandas emergenciais, como a necessidade de aumentar a capacidade de leitos e adquirir equipamentos de proteção individual (EPIs). Essa experiência reforça a importância de um planejamento orçamentário robusto e antecipado”.

“Baseado na minha experiência, aqui estão algumas estratégias que considero essenciais para gestores e líderes no setor de saúde ao planejar o orçamento de 2025:

Análise Retrospectiva e Projeções Futuras: Revisar o desempenho financeiro e operacional de 2024 é o ponto de partida. Identificar áreas de sucesso e pontos fracos fornece uma base sólida para fazer projeções realistas para 2025. Isso ajuda a ajustar as metas e a alocação de recursos de forma a maximizar os resultados. Um exemplo prático aqui é o uso de análises de desempenho de áreas específicas, como o centro cirúrgico. Se, em 2024, uma instituição hospitalar identificou que o uso de salas cirúrgicas ficou abaixo da capacidade devido à falta de equipes especializadas, a projeção para 2025 deve incluir não apenas a contratação de novos profissionais, mas também a otimização da agenda cirúrgica para maximizar o uso dessas salas. Isso ajuda a melhorar o retorno sobre o investimento em infraestrutura existente.

Engajamento de toda a Organização: Envolver líderes de todos os departamentos é essencial. Sua participação garante que o orçamento reflita as necessidades reais e as prioridades da organização como um todo. Durante minha trajetória, vi que as decisões mais eficazes surgem de um processo colaborativo, onde diferentes perspectivas são consideradas. Em muitas instituições de saúde, há departamentos que funcionam quase como silos, com pouca comunicação entre si. Ao planejar o orçamento, é crucial engajar líderes de todos os setores – da enfermagem à administração. Um exemplo prático seria incluir o feedback das equipes médica e de enfermagem no processo de decisão sobre a compra de novos equipamentos médicos, garantindo que os recursos alocados para essas aquisições reflitam as necessidades reais do dia a dia no cuidado ao paciente.

Preparação para Diversos Cenários: A incerteza econômica exige que sejamos prudentes. Criar cenários otimistas, pessimistas e conservadores é uma prática que recomendo fortemente. Durante minha formação e atuação, aprendi que estar preparado para o inesperado é uma das marcas de uma gestão eficaz. Considere a criação de cenários baseados em variáveis como mudanças nas políticas públicas de saúde ou variações na demanda por serviços. Por exemplo, se houver uma previsão de aumento no número de pacientes crônicos devido ao envelhecimento populacional, o orçamento deve prever um aumento correspondente nos recursos destinados à atenção primária e programas de gerenciamento de doenças crônicas.

Foco na Eficiência e Inovação: Um orçamento robusto deve priorizar a eficiência operacional e a inovação. O setor de saúde está em constante evolução, e é crucial que as organizações estejam dispostas a investir em tecnologias emergentes e processos mais eficientes. Esse enfoque não apenas reduz custos a longo prazo, mas também melhora a qualidade do atendimento. O investimento em tecnologia é uma área que sempre merece atenção. Um exemplo prático é a implementação de sistemas de prontuário eletrônico (PEP) que, além de reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, melhora a precisão dos registros e facilita o acesso às informações clínicas em tempo real. A alocação de orçamento para treinamento de equipes na utilização de novas tecnologias também é essencial para maximizar o retorno sobre esse investimento.

Monitoramento e Ajustes Contínuos: Um orçamento bem elaborado deve ser continuamente monitorado e ajustado conforme necessário. Ao longo dos anos, percebi que a flexibilidade e a capacidade de adaptação são essenciais para navegar em um ambiente de saúde dinâmico e em constante mudança. Um exemplo prático de monitoramento contínuo pode ser a análise mensal de indicadores chave de desempenho (KPIs), como o índice de ocupação de leitos, taxa de infecções hospitalares e tempo médio de permanência. Se os KPIs indicarem desvios em relação ao planejado, ajustes podem ser feitos no orçamento, redistribuindo recursos para áreas que estejam apresentando desafios imprevistos.

 “Deixar o planejamento orçamentário para a última hora pode ser catastrófico. Já vi organizações lutarem com cortes inesperados, falta de recursos em áreas críticas e incapacidade de responder rapidamente a mudanças externas. Um planejamento apressado muitas vezes ignora detalhes importantes, levando a decisões mal-informadas e comprometendo o desempenho geral.

Um exemplo disso seria uma instituição que, ao subestimar o impacto de uma nova regulamentação, não aloca recursos suficientes para conformidade legal. Isso poderia resultar em multas significativas ou, pior ainda, na suspensão de operações, afetando a reputação e a viabilidade financeira da organização.

Outro exemplo é a falha em planejar a manutenção de equipamentos essenciais. Se uma instituição não incluir no orçamento os custos de manutenção preventiva de máquinas de imagem, como tomógrafos, pode enfrentar interrupções críticas nos serviços, afetando tanto a qualidade do atendimento quanto a receita.

A experiência me ensinou que, com uma abordagem estruturada e estratégica, o planejamento do orçamento de 2025 pode se transformar em uma oportunidade valiosa para alinhar as metas organizacionais com os recursos disponíveis, garantindo um ciclo de sucesso e crescimento sustentável”, finaliza o administrador.

Na Weknow, entendemos os desafios enfrentados pelos gestores, administradores e diretores no planejamento orçamentário, e para isso, nossa solução de BI e Analytics é projetada especificamente para o setor de saúde, oferecendo dashboards interativos e indicadores que valorizam o tempo real, facilitando a tomada de decisões.

Com investimento em tecnologia e baseando-se em dados sólidos, como os que a Weknow oferece, sua instituição estará mais bem posicionada para garantir um ano de excelência.

Conte com nossas soluções para transformar os desafios de 2025 em oportunidades de crescimento e inovação.